Einsatzübersicht¶

Die Einsatzübersicht zeigt dir tagesaktuell, welche Mitarbeiter für deine Aufträge eingeplant, eingecheckt oder überfällig sind, und ersetzt die frühere Anwesenheitsübersicht; sie richtet sich an Disponenten und Einsatzleiter.

Du findest den Menüpunkt unter Unternehmen → Einsatzübersicht. Sichtbar ist er, wenn du die Rolle Mitarbeiterzeiten oder Disposition hast — eine der beiden Rollen genügt.

Nutzt du einen verbundenen Dienstleister, um Personal für deine Aufträge anzufragen (siehe Auftraggeber plant mit Dienstleister), erscheinen auch diese extern gestellten Mitarbeiter hier in deiner Einsatzübersicht, da sie auf deinem Auftrag arbeiten.

Tagesansicht¶

Oben in der Werkzeugleiste stellst du den Tag ein, für den die Übersicht angezeigt wird:

Mit den Pfeilen springst du einen Tag vor oder zurück.
Über das Datumsfeld wählst du einen beliebigen Tag direkt aus.
heute springt zurück auf den aktuellen Tag.

Die Tabelle zeigt pro Zeile eine geplante Mitarbeiter-Zuweisung an diesem Tag: Zugesagte und bestätigte Einsätze erscheinen ebenso wie Zeitbuchungen ohne passende Planung (siehe Zeilenfarben und Status).

Automatische Aktualisierung¶

Die Einsatzübersicht hält sich während du sie geöffnet hast selbstständig aktuell: Status, die sich allein durch die verstreichende Zeit ändern (z. B. offen → überfällig), werden etwa jede Minute neu berechnet, ohne dass du die Seite neu laden musst. Nach einer eigenen Aktion — Buchen, Korrigieren, Freigeben, einen Mehrarbeitsantrag entscheiden — aktualisiert sich die betroffene Zeile sofort. Änderungen, die eine andere Person währenddessen vornimmt (z. B. ein zweiter Disponent), siehst du erst mit der nächsten automatischen Aktualisierung oder einem manuellen Neuladen der Seite.

Suche und Filter¶

Mit dem Feld Suche filterst du nach Name, Personalnummer, Auftrag oder Einsatz.

Zusätzlich kannst du nach Auftrag-Tags, Einsatz-Tags, Zeit-Tags und Einsatzstelle filtern (Mehrfachauswahl möglich).

Filter auf dem Smartphone

Auf schmalen Bildschirmen sind die vier Auswahlfelder standardmäßig eingeklappt. Tippe auf das Filter-Symbol neben der Suche, um sie ein- oder auszublenden; eine Zahl am Symbol zeigt, wie viele Filter gerade aktiv sind. Ab Tablet-Breite sind alle Filter direkt sichtbar.

Sortieren¶

Klickst du auf eine sortierbare Spaltenüberschrift (z. B. Name, AZ von oder Einsatzstelle), wird die Tabelle danach sortiert; ein Pfeil zeigt die Richtung. Ein erneuter Klick auf dieselbe Überschrift kehrt die Richtung um. Standardmäßig ist nach AZ von aufsteigend sortiert. Deine Sortierung wird wie die Spaltenauswahl pro Gerät gespeichert und bleibt nach einem Neuladen der Seite erhalten.

Suchbegriff, aktive Filter und Sortierung stehen zusätzlich in der Adresszeile — ein Browser-Zurück nach einem Klick auf einen Auftrag bringt dich wieder zur selben gefilterten und sortierten Ansicht.

Status-Leiste¶

Unter der Werkzeugleiste zeigt eine Leiste mit farbigen Kennzahlen, wie viele Mitarbeiter sich in welchem Status befinden:

Status	Bedeutung
offen	Bestätigt, Einsatz hat noch nicht begonnen
zugesagt	Mitarbeiter hat zugesagt, ist aber noch nicht bestätigt
eingecheckt	Ist-Start gebucht, noch kein Ist-Ende
ohne Planung	Laufende Zeitbuchung ohne passende Einplanung — in der Disposition prüfen
überfällig	Bestätigt, geplante Startzeit überschritten, kein Ist-Start
Abweichung	Ein Mehrarbeitsantrag (Start oder Ende) wartet auf Entscheidung
beendet	Ist-Ende gebucht
freigegeben	Zähler rechts: wie viele der angezeigten Einsätze bereits freigegeben sind

Klickst du auf eine der Kacheln, filtert die Tabelle auf genau diesen Status. Ein erneuter Klick hebt den Filter wieder auf.

Zeilenfarben und Status¶

Jede Zeile ist entsprechend ihres Status eingefärbt, damit du den Tag auf einen Blick überblickst:

Weiß – offen (bestätigt, Einsatz beginnt noch)
Blau – zugesagt, aber noch nicht bestätigt
Grün – eingecheckt
Orange – ohne Planung (Buchung ohne passende Zuweisung); zusätzlich am Namen mit dem Textzusatz „ohne Planung" markiert, damit der Zustand auch ohne Farbe erkennbar bleibt
Rot – überfällig
Gelb – Abweichung (offener Mehrarbeitsantrag)
Grau – beendet und freigegeben
Lavendel – beendet, aber noch nicht freigegeben

Hat ein Mitarbeiter an einem Tag mehrere Buchungen, siehst du das an einer kleinen Zahl neben dem Namen; ein Klick öffnet den Buchungsverlauf des ganzen Tages. Hat ein Mitarbeiter an diesem Tag Geburtstag, erscheint ein Kuchen-Symbol neben dem Namen.

Spalten konfigurieren¶

Über das Symbol Spalten konfigurieren (Zahnrad-Symbol rechts in der Werkzeugleiste) öffnest du einen Konfigurator, in dem du einzelne Spalten ein- oder ausblendest.

Verfügbare Spalten sind unter anderem: Personalnummer, Vertragsampel (🟢/🔴), Name (immer sichtbar), Dienstleister, Telefon, Auftrag, Auftrag-Tags, Adresse, Einsatz, interne Notiz, Einsatz-Tags, Einsatzstelle, Arbeitszeit von/bis, Check-in-Art, Ort, Ist-Start, Ist-Ende, Zeit-Tags, Gefällt mir, Freigabe, Start/Stopp und das Menü.

Deine Auswahl wird getrennt für Smartphone, Tablet und Monitor gespeichert, weil auf einem kleinen Bildschirm weniger Platz für Spalten ist. Über Zurücksetzen stellst du die Standardauswahl für dein aktuelles Gerät wieder her.

Standardmäßig ausgeblendet sind auf allen Geräten: die Vertragsampel, die Check-in-Art sowie Auftrag-Tags und Zeit-Tags. Deine eigene, bereits gespeicherte Spaltenauswahl bleibt davon unberührt — die Standardwerte gelten nur, wenn du die Einsatzübersicht zum ersten Mal öffnest oder noch keine eigene Konfiguration gespeichert hast.

Die Vertragsampel zeigt dir auf einen Blick, ob ein Mitarbeiter seinen Vertrag bereits eingereicht hat: 🟢 = Vertrag übermittelt, 🔴 = noch nicht.

Zeiten buchen¶

In der Spalte ▶/⏹ startest oder beendest du die Zeitbuchung eines Mitarbeiters direkt aus der Übersicht:

▶ bucht den Ist-Start auf die geplante Sollzeit des Einsatzes.
⏹ bucht das Ist-Ende ebenfalls auf die geplante Sollzeit.
Direkt nach dem Klick verwandelt sich der Button für rund 5 Sekunden in ⇄: Ein Klick darauf setzt die soeben gebuchte Zeit stattdessen auf die aktuelle Uhrzeit („jetzt"), ein erneuter Klick zurück auf die Sollzeit — beliebig oft, solange das Zeitfenster läuft. Jeder Klick auf ⇄ verlängert das Fenster wieder um 5 Sekunden. Es endet automatisch ohne weiteren Klick, bei einem Klick außerhalb des Buttons oder wenn du die Seite verlässt; der zuletzt gewählte Wert bleibt gebucht. Es gibt keinen separaten Dialog zur Auswahl „Sollzeit oder Echtzeit buchen" — jeder ▶/⏹-Klick bucht immer zuerst die Sollzeit, das Umschalten passiert danach direkt am Button.

Bei Zeilen ohne Planung steht kein Start/Stopp-Button zur Verfügung — diese Buchungen bearbeitest du über die Disposition.

Freigeben¶

In der Spalte Freigabe markierst du einzelne Einsätze mit einem Klick auf das Kästchen als freigegeben. Ein Einsatz mit offener Abweichung (Mehrarbeitsantrag) lässt sich erst freigeben, wenn der Antrag entschieden wurde.

Über das Kästchen-Symbol im Spaltenkopf löst du eine Massenfreigabe aus: Sie gibt alle aktuell sichtbaren Einsätze frei, die keine offene Abweichung haben.

Hinweis

Handelt es sich um einen externen Auftraggeber, kann nur dieser selbst die Zeiten freigeben — die Freigabe ist dann in der Einsatzübersicht deaktiviert.

Einsatzdetails öffnen¶

Ein Doppelklick auf eine Zeile oder ein Klick auf ⋮ öffnet die Einsatzdetails. Hat der Mitarbeiter an dem Tag nur diesen einen Einsatz, öffnet sich direkt der Dialog mit den Korrekturmöglichkeiten (Ist-Zeiten anpassen, Mehrarbeitsanträge bestätigen oder ablehnen, Freigabe aufheben). Hat er mehrere Einsätze am selben Tag, öffnet sich zunächst der Buchungsverlauf mit einer Übersicht über den ganzen Tag.

Passt du hier den Ist-Start oder das Ist-Ende eines Mitarbeiters an, wird er automatisch per Push-Nachricht und E-Mail über die geänderte Zeit informiert.

Ein Klick auf den Namen öffnet die Mitarbeiterakte, ein Klick auf den Auftrag öffnet ihn in der Disposition.

Mehrarbeitsanträge genehmigen¶

Stellt ein Mitarbeiter über seine Zeiterfassung einen Antrag auf eine abweichende Start- oder Endezeit (siehe Zeiten erfassen), erscheint die betroffene Zeile in der Einsatzübersicht mit dem Status Abweichung (gelb) und lässt sich nicht freigeben, bis du entschieden hast.

Öffne die Einsatzdetails der Zeile (Doppelklick oder ⋮). Dort zeigt der Abschnitt Änderungsanträge je einen Eintrag für Start und/oder Ende getrennt: die bisherige Zeit, die beantragte neue Zeit, die Begründung des Mitarbeiters sowie wer und wann den Antrag gestellt hat. Du kannst optional einen Kommentar zur Entscheidung hinterlegen, der im Buchungsverlauf sichtbar bleibt.

✅ Anträge bestätigen übernimmt die beantragte Zeit als neue Ist-Zeit.
❌ Ablehnen verwirft den Antrag; die Ist-Zeit bleibt auf der ursprünglich gebuchten Sollzeit.

In beiden Fällen ist der Antrag danach entschieden, die Zeile ist nicht mehr gelb und dieselbe Zeit lässt sich nicht erneut beanstanden. Der Mitarbeiter wird über die Entscheidung automatisch per E-Mail und Push-Nachricht informiert.

„Gefällt mir"-Bewertung¶

Neben dem eingecheckten oder beendeten Einsatz kannst du einen Mitarbeiter mit Gefällt mir (👍) bewerten. Der Mitarbeiter bekommt dadurch einen neuen Eintrag in seinem Aktivitäten-Feed.

Die Spalte erscheint nur, wenn die Bewertung für diesen Einsatz freigeschaltet ist. Dafür müssen zwei Organisationen zustimmen: die Organisation des Mitarbeiters (die entscheidet, ob ihre Leute überhaupt bewertet werden dürfen) und deine eigene Organisation als Betrachter. Ist die Bewertung nicht freigeschaltet, fehlt die Spalte komplett — auch im Spalten-Konfigurator.

Deinen eigenen Haken dafür stellst du unter Verwaltung → Einstellungen → Zufriedenheitsbewertung ein (Checkbox „Einsätze dürfen mit 'Gefällt mir' bewertet werden"). Hat ein SMARTCHILLI-Administrator die Bewertung für deine Organisation zusätzlich gesperrt (z. B. auf Wunsch des Betriebsrats), verschwindet dieser Haken aus deinen Einstellungen — die Sperre kannst du dann selbst nicht mehr aufheben.