Tags

Der Bereich Tags in SMARTCHILLI ist ein zentrales Werkzeug, um Mitarbeiter, Zeitbuchungen, Einsätze und Aufträge flexibel und dynamisch zu organisieren. Tags funktionieren wie kleine digitale „Etiketten“, die du beliebig definieren und nutzen kannst. Sie helfen dir, Ordnung zu schaffen, individuelle Anforderungen zu erfüllen und Zeit zu sparen. Der Bereich richtet sich an Administratoren und Disponenten.

Tags anlegen, bearbeiten und löschen

Im Menü Verwaltung → Tags findest du eine Übersicht aller bestehenden Tags. Dort kannst du:

• neue Tags erstellen,

• bestehende Tags bearbeiten (z. B. umbenennen),

• nicht mehr benötigte Tags löschen.

Das Feld Suchen oder neu anlegen grenzt die Liste auf passende Tags ein. Gibt es den Tag noch nicht, legst du ihn mit dem Etikett-Symbol rechts neben dem Feld an. Der Stift öffnet einen Tag zum Umbenennen; dort kannst du ihm auch API-Verknüpfungen hinzufügen (siehe API-Verbindungen). Mit dem Papierkorb löschst du einen Tag.

Löschst du einen Tag, verschwindet er überall dort, wo er vergeben war — an Mitarbeitern, Zeitbuchungen, Einsätzen und Aufträgen — und aus seinen Tag-Gruppen. Die Datensätze selbst bleiben unverändert, nur die Kennzeichnung fällt weg.

Mitarbeiter anzeigen

Über das kleine Männchen-Symbol neben einem Tag wechselst du zu Meine Mitarbeiter, gefiltert auf alle Mitarbeiter, denen dieser Tag zugewiesen wurde. Das ist besonders hilfreich, wenn du z. B. sehen möchtest, welche Mitarbeitenden eine bestimmte Qualifikation oder Verfügbarkeit haben.

Tag-Gruppen

Du kannst Tags auch in Tag-Gruppen einordnen. Das bringt mehr Übersicht und weitere Funktionen:

• Name der Gruppe: Jede Gruppe bekommt einen individuellen Namen.

• Beliebige Tags zuordnen: Innerhalb der Gruppe kannst du beliebig viele Tags sammeln.

• Einstellungen: Mit drei Haken legst du fest, wie die Tags der Gruppe genutzt werden (siehe unten).

Eine neue Gruppe legst du über das + neben der Überschrift Tag-Gruppen an. Klickst du in eine bestehende Gruppe, öffnet sie sich zum Bearbeiten: Du änderst den Namen, setzt die Haken, fügst über Tags hinzufügen weitere Tags hinzu oder entfernst einen Tag über das Kreuz. Jede Änderung wird sofort gespeichert. Mit dem Papierkorb löschst du die Gruppe.

Gruppen-Einstellung: Pflichtfeld für Mitarbeiter

Aktivierst du die Option Pflichtfeld für Mitarbeiter, erscheint die Gruppe bei der Tag-Zuordnung als Pflichtbereich, wenn ein Mitarbeiter noch keinen Tag aus dieser Gruppe hat. In diesem Fall wird dem Disponenten eine Auswahl angezeigt – ein Tag muss dann zugewiesen werden, bevor weitergearbeitet werden kann.

Für Zeitbuchungen zuweisbar

Tags sind nicht nur für Mitarbeiter gedacht. Sie können auch für Einsätze oder Zeitbuchungen verwendet werden. Dazu muss bei einer Tag-Gruppe die Option Für Zeitbuchungen zuweisbar aktiviert sein. Nur dann stehen diese Tags bei der Buchung als Auswahlmöglichkeit zur Verfügung.

So lassen sich z. B. Einsatzarten, Veranstaltungsformate oder Sonderregelungen einfach per Tag steuern und gezielt auswerten.

Auf der Jobseite anzeigen

Aktivierst du bei einer Tag-Gruppe die Option Auf der Jobseite anzeigen, erscheinen deren Tags als kleine Etiketten auf den Aufträgen, die du auf deiner eigenen Website veröffentlichst. So zeigst du dort zum Beispiel „Stundenlohn: ab 14,96 €“ oder „Gastronomie“ an. SMARTCHILLI wertet den Inhalt nicht aus, sondern zeigt genau das an, was du in den Tag schreibst.

Nur bewusst freigeben

Ohne diese Option bleibt eine Tag-Gruppe rein intern. Setze sie nur bei Gruppen, deren Inhalte wirklich öffentlich sein dürfen — interne Kategorien wie „Personengruppen“ gehören nicht auf eine öffentliche Website.

Wie du Aufträge veröffentlichst, steht unter Jobs auf der eigenen Website.

Für Aufgaben nutzbar

Aufgaben selbst lassen sich nicht taggen. Du kannst die Aufgabenliste aber nach den Tags filtern, die dem Betrifft-Mitarbeiter einer Aufgabe zugeordnet sind — also denselben Mitarbeiter-Tags, die du hier verwaltest. Wie das aussieht, steht unter Aufgaben nach Mitarbeiter-Tags filtern.

Beispielhafte Einsatzmöglichkeiten

• „Frühdienst “ oder „Spätschicht “

• „Barista “, „Stagehand “, „Eventleitung “

• „Führerschein Klasse B “

• „Deutschkenntnisse A2 “

• „Einsatz in Berlin “

Fazit

Das Tag-System in SMARTCHILLI unterstützt dich dabei, Mitarbeiter, Einsätze und Zeitbuchungen flexibel zu strukturieren – von der Zuordnung im JOB:dating bis zur Zeiterfassung.