Einladungen (Mitarbeiter oder Unternehmen)¶

Der Menüpunkt Einladungen befindet sich im Hauptmenü von SMARTCHILLI. Hier kannst du als Mitarbeiter mit den passenden Rechten neue Mitarbeiter oder Unternehmen zur Zusammenarbeit einladen oder den Status bestehender Einladungen überprüfen.

Übersicht gesendeter Einladungen¶

Nach dem Klick auf Einladungen siehst du eine Übersicht aller bereits versendeten Einladungen. Diese Liste zeigt dir, welche Personen oder Organisationen die Einladung bereits angenommen haben oder welche noch offen sind.

Übersicht der versendeten Einladungen mit Status

Neue Einladung erstellen¶

Um eine neue Einladung zu verschicken, klickst du oben rechts auf das Symbol mit dem Männchen und dem Pluszeichen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem du auswählen kannst, ob du:

einen Mitarbeiter
oder ein Unternehmen einladen möchtest.

Dialog zur Auswahl: Mitarbeiter oder Unternehmen einladen

Mitarbeiter einladen¶

Wähle im Dialog Mitarbeiter. Nun hast du folgende Optionen:

Optionen zum Einladen oder Anlegen eines Mitarbeiters

A) Mitarbeiter einladen¶

Du gibst die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und nach dem Klick auf Einladen wird eine Einladung per E-Mail versendet. Diese E-Mail fordert den Mitarbeiter auf, sich in SMARTCHILLI zu registrieren und sich mit deinem Unternehmen zu verknüpfen. Der Mitarbeiter gibt dabei seine Daten wie Adresse, Telefonnummer etc. ein.

Formular zum Einladen eines Mitarbeiters per E-Mail

B) Mitarbeiter anlegen¶

Du kannst auch direkt einen Mitarbeiter in deiner Organisation anlegen. Das hat den Vorteil, dass du diesen Mitarbeiter direkt in Aufträgen anfragen oder verplanen und Zeiten erfassen kannst, obwohl der Mitarbeiter sich noch nicht registriert hat.

Die Emailadresse ist hier optional. Du kannst einen Mitarbeiter also auch ganz ohne Emailadresse anlegen, wenn du sie (noch) nicht kennst oder der Mitarbeiter sich vorerst nicht selbst registrieren soll.

Trägst du eine Emailadresse ein, erscheint die Checkbox Mitarbeiter jetzt per Email einladen. Ist sie aktiviert (Standard), wird sofort eine Einladungsmail verschickt und der Mitarbeiter kann sich registrieren. Deaktivierst du sie, wird die Emailadresse nur hinterlegt, ohne dass eine Mail verschickt wird – die Einladung kannst du jederzeit später nachholen.

Der Button zeigt entsprechend Anlegen oder – wenn eine Einladung verschickt wird – Anlegen & Einladen.

Formular zum direkten Anlegen eines Mitarbeiters

C) Registrierungscode generieren¶

Du kannst alternativ einen Registrierungscode erzeugen. Diesen 5-stelligen Code gibst du an den Mitarbeiter weiter. Er registriert sich damit direkt bei deinem Unternehmen über die SMARTCHILLI-App oder Website.

Generierter Registrierungscode für die Mitarbeiterregistrierung

D) Organisationsmitglied einladen¶

Ein Organisationsmitglied ist ein interner Mitarbeiter, z. B. aus dem Büro, der Aufgaben verwaltet, Zeiten auswertet oder Einsätze disponiert. Du kannst ihn mit erweiterten Rechten zur Mitarbeit in SMARTCHILLI einladen. Natürlich kannst du auch einen bestehenden Mitarbeiter nachträglich als Organisationsmitglied einladen, oder umgekehrt. Nachdem der Mitarbeiter diese Einladung angenommen hat, solltest du noch die Rechte der Organisation prüfen und gegebenenfalls anpassen. Siehe Organisation.

Dialog zum Einladen eines Organisationsmitglieds

Hinweis

Achtung! Organisationsmitglieder erhalten umfangreiche Rechte!
Ein Organisationsmitglied erhält automatisch alle Rechte-Rollen außer Admin. Soll ein Organisationsmitglied keinen Zugriff auf eine der Rollen haben, muss diese nachträglich entfernt werden. Um Manipulationen vorzubeugen, solltest du administrative Funktionen nur den Mitarbeitern zuweisen, die mit der Personalverwaltung zu tun haben. Diese können z. B. erweiterte Berichte sehen, Zeiten korrigieren, vergessene Einsätze erfassen und Einsatzstellen für STAFF HUBs anlegen.

Unternehmen einladen¶

Wählst du im Dialog Unternehmen, öffnet sich ein neuer Auswahlbildschirm. Du hast zwei Optionen:

Kunde einladen
Lieferant einladen

Diese Unternehmen erhalten nach Einladung Zugriff auf gemeinsame Einsatzstellen, können Zeiten erfassen und mit dir zusammenarbeiten.

Nach Annahme der Einladung können diese Unternehmen direkt mit deinem Unternehmen in SMARTCHILLI verknüpft arbeiten – ideal für Veranstalter, Personaldienstleister oder Kooperationspartner.

Dialog zur Auswahl: Kunde oder Lieferant einladen

Hinweis zur Einladung¶

Eingeladene Personen oder Organisationen erhalten eine E-Mail und müssen die Einladung bestätigen.
Offene Einladungen bleiben sichtbar, bis sie angenommen oder gelöscht werden.

Tipp: Die Einladungsfunktion ist der erste Schritt für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Je nach Art der Einladung (Mitarbeiter oder Unternehmen) wird automatisch eine entsprechende Berechtigungsstruktur in SMARTCHILLI hinterlegt.