Einstellungen¶
SMARTCHILLI bietet unterschiedliche Funktionen, die du hier für deine Organisation einstellen kannst. Der Bereich richtet sich an Administratoren.
Abo/Schichten¶
Verbrauchswarnung¶
Hiermit kannst du eine Verbrauchswarnung für dein eigenes Abo einrichten. Diese Warnung erscheint im Aktivitäten-Feed aller Benutzer, die in der Organisation die Rolle Administrator haben.
Die Funktion muss erst über den Haken "Warnung anzeigen ..." aktiviert werden. Danach kannst du zwischen zwei Optionen wählen:
-
Warnung, wenn Abo ausgeschöpft: Sendet die Warnung, wenn die Anzahl der Schichten des Abopakets überschritten wird.
-
Eigener Wert: Sendet die Warnung, wenn eine frei definierbare Anzahl von Schichten überschritten wird.
Zeiterfassung¶
Startzeitkorrektur¶
Wird die Einstellung "Anwesenheitsbuchung auf Einsatzbeginn korrigieren" gesetzt, wird bei einer Start-Zeitbuchung geprüft, ob der Mitarbeiter in einem Einsatz bestätigt wurde, der in Kürze beginnt (wie lange vorher, kann mit der Einstellung "Vorlaufzeit" geändert werden).
Wenn die Startzeitbuchung innerhalb der Vorlaufzeit passiert, wird sie diesem Einsatz zugeordnet. Die Zeiterfassung wird gestartet, aber erst ab Einsatzbeginn als Arbeitszeit gerechnet. Der Mitarbeiter erhält währenddessen einen Hinweis, wann der Einsatz beginnt.
Zufriedenheitsbewertung¶
Mitarbeiter können in der Zeiterfassung auf einer Skala von 1-5 Sternen die Zufriedenheit für ihren Einsatz hinterlassen. Wenn du den Button Hinweismeldung anzeigen, wenn der Mitarbeiter keine Bewertung abgegeben hat aktivierst, erscheint für jeden Mitarbeiter beim Auschecken ein Hinweis, der ihn an die Abgabe einer Bewertung erinnert.
Arbeitszeitkonten¶
SMARTCHILLI verfügt über eine Logik, mit der du das Abrechnungsschema für dein Unternehmen generell steuern kannst.
| Titel | Funktion | Auswirkung |
|---|---|---|
| Ist-Zeit | Es werden immer die Ist-Zeiten eines Monats erfasst, angezeigt und übergeben. | Das Arbeitszeitkonto wird faktisch deaktiviert. |
| Soll-Zeit | Es wird immer die Soll-Zeit, die im Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters hinterlegt wurde, angezeigt und übergeben. | Das Arbeitszeitkonto basiert ausschließlich auf dem Wert des Mitarbeiters. Daher kann der Wert positiv oder negativ sein. Das Unternehmen geht lohnmäßig auch in Vorleistung. |
| Soll-Zeit, kein negativer Saldo | Bei Überstunden wird das angezeigt und übergeben, was im Arbeitszeitkonto hinterlegt wurde. Bei nicht ausreichenden Stunden wird nur das übergeben, was tatsächlich erarbeitet wurde. | Das Arbeitszeitkonto ist aktiviert, das Unternehmen geht jedoch bei negativem Saldo nicht in lohnmäßige Vorleistung. |
Hinweis
Beachte § 615 BGB: Das unternehmerische Risiko darf nicht auf die Mitarbeiter abgewälzt werden.
Änderungen der Unternehmenseinstellungen¶
Änderungen der Unternehmenseinstellungen sind für die Zukunft jederzeit möglich. Die Salden werden dann für die Vergangenheit nicht geändert.
Eine Änderung der Unternehmenseinstellung ist auch für die Vergangenheit möglich. Über den Button Salden neu berechnen kann die Änderung auch rückwirkend durchgeführt werden.
Hinweis
Eine Neuberechnung der Salden der Vergangenheit hat ggf. Auswirkungen auf Daten, die du bereits in deine Lohnabrechnung exportiert und abgerechnet hast. Grundsätzlich ist eine Änderung der Unternehmenseinstellungen nur für die Zukunft ratsam.
Exkurs: Monatlichen Wert im Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters einstellen¶
Unter Unternehmen → Meine Mitarbeiter findest du die Mitarbeiter deines Unternehmens. Hier kannst du in den Mitarbeiterdetails Einstellungen für sie vornehmen.
Neben der Änderung der Personalnummer kannst du hier das Arbeitsverhältnis beenden und die Mitarbeitereigenschaft für die Zukunft aufheben. Die Daten der Vergangenheit bleiben erhalten.
Neue Arbeitszeitregel¶
Mit dem Plus-Zeichen kannst du Arbeitszeitregeln, also die Sollstunden ab einem bestimmten Zeitpunkt, eingeben. Für einen Zeitraum darf es dabei nur eine Regel geben. Auch Zukunftserfassungen sind möglich.
Im vorliegenden Fall hatte der Mitarbeiter einen Soll-Wert für Oktober von 20 Stunden, für November 50 Stunden und ab Dezember 40 Stunden. Ab November 2022 sind dann 30 Sollstunden für den Mitarbeiter vorgesehen.
Korrekturen/Eingriffe am Arbeitszeitkonto¶
Unter Unternehmen → Zeitübersicht findest du über die drei Punkte oben die Ansicht für die Arbeitszeitkonten.
Du erkennst hier Personalnummer und Mitarbeiter. Mit einem Klick auf die Links kannst du dir die Details des Arbeitszeitkontos im Monatsverlauf anschauen.
Soll-Zeit
Die Soll-Zeit des Mitarbeiters für den Monat
Arbeitszeit
Die tatsächlich geleisteten/gearbeiteten Stunden des Mitarbeiters in dem Monat
Korrekturen
Manuelle Eingriffe in das Arbeitszeitkonto (Urlaub, Krankheit oder das Setzen eines Startwerts)
Übertrag
Daten aus dem Vormonat, die übertragen wurden
Auszahlung
Die zur Auszahlung vorgesehenen Stunden
Saldo
Der Übertrag in den Folgemonat
Manuelle Eingriffe in das Arbeitszeitkonto¶
Manuelle Eingriffe sind über die drei Punkte hinter jedem Mitarbeiterkonto möglich.
Nach dem Öffnen des Kontos legst du über das Pluszeichen eine Korrekturbuchung an.
Die Buchung erhält ein Datum und einen Kommentar, der beschreibt, warum die Aktion ausgeführt wird. Der Kommentar ist nicht verpflichtend.
Auszahlung
Möchte ein Mitarbeiter Überstunden ausgezahlt haben, trägst du hier die Stunden ein, die zusätzlich ausgezahlt werden sollen.
Krankheit
Ist ein Mitarbeiter während des Monats erkrankt und erhält Entgeltersatzleistungen auf Basis einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU), werden die Stunden der Krankheit zugeordnet. Einen Entgeltfortzahlungsrechner findest du hier. Das Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall regelt die Höhe. Die Höhe des Krankengeldes berechnest du z. B. hier.
Startwert
Der Startwert ist einzutragen, wenn bei Einführung des Arbeitszeitkontos bei SMARTCHILLI bereits Überstunden bestanden. Die Anzahl der Überstunden ist dann der Startwert.
Urlaub
Hat ein Mitarbeiter während des Monats Erholungsurlaub, erhält er Stunden auf Basis des Urlaubsantrags zugeordnet. Für die Berechnung der Urlaubsstunden findest du hier Beispiele.
Solltest du dir bei der Berechnung von Entgeltersatzleistungen unsicher sein, wende dich an die Stelle, die deine Löhne erstellt.
Die von dir eingegebenen Korrekturen werden dann im Arbeitszeitkonto sichtbar.
Der Mitarbeiter kann die Korrekturen in seinem Arbeitszeitkonto sehen.
Dafür geht er zu Mitarbeiter → Meine Zeiten und betätigt auch hier die drei weiterführenden Punkte.
Feiertags-Kalender¶
Hier kannst du für dein Unternehmen einen Feiertags-Kalender definieren. Dieser wird z. B. bei der Berechnung von Urlaubstagen berücksichtigt.
Pausen¶
Du kannst Pausenregeln für dein eigenes Unternehmen, für bestimmte verbundene Unternehmen oder für alle Unternehmen hinterlegen. Wenn du die Funktion Automatischer Pausenabzug aktiv aktivierst, kannst du die Konstellation auswählen.
Du bestätigst die Eingabe mit Auftraggeber auswählen.
Im Kontextmenü neben dem Auftraggeber kannst du nun über die drei Punkte die dazugehörige Regel erstellen, indem du auf das + klickst.
Beispiel
Im vorliegenden Fall sind zwei Pausenregeln hinterlegt.
-
Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden werden 30 Minuten Pause eingebucht.
-
Bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden werden 45 Minuten Pause eingebucht.
Hinweis
Die Pausenregel entbindet deine Mitarbeiter davon, bei jeder Pause einen STAFF HUB aufsuchen zu müssen, und erleichtert so die Handhabung.
Jede weitere Buchung des Mitarbeiters wird zusätzlich zur Pausenregel verbucht.
Aufgaben¶
Beim Anlegen neuer Aufgaben ist Betrifft Mitarbeiter standardmäßig ein Pflichtfeld. Damit soll für neue Benutzer eine durchgängige Pflege dieses Felds angeregt werden, die Aufgaben besser nachvollziehbar macht. Wenn du dieses Verhalten nicht möchtest, kannst du die Pflicht hier deaktivieren.
Disposition¶
Aufträge teilen¶
Bei Aktivierung der Funktion können Aufträge, die noch nicht vollständig disponiert sind, von Mitarbeitern in deren Kontakten geteilt werden - um neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu finden oder um Kollegen auf einen Auftrag aufmerksam zu machen, an dem sie bereits arbeiten.
Neue Kollegen, die sich auf die geteilte Veranstaltung bewerben, findest du dann unter Meine Mitarbeiter.
Diese kannst du nach einem Vorstellungsgespräch annehmen und direkt einsetzen.
Einsätze¶
Auswahl des bevorzugten Einsatzes für Mitarbeiter verstecken¶
Unter Verwaltung → Einstellungen → Disposition kannst du mit der Einstellung Einsatz wählen deaktivieren festlegen, dass der Button Bevorzugten Einsatz wählen für Veranstaltungen dieser Organisation nicht mehr in der Jobsuche angezeigt wird. Mitarbeiter können dann nur noch zu- oder absagen.
Einsatzbezeichnung für Mitarbeiter verstecken¶
Wenn du diese Checkbox aktivierst, werden Mitarbeitern unter Meine Jobs und im JOB:dating nur noch die Einsatzzeiten angezeigt, nicht aber die Namen der Einsätze.
Andere Mitarbeiter, die auf dem gleichen Auftrag arbeiten, nicht im Feed anzeigen¶
Mit dieser Checkbox kannst du steuern, ob einem Mitarbeiter die anderen Mitarbeiter, die auf demselben Auftrag arbeiten, im Aktivitäten-Feed angezeigt werden.
Stundenalarm¶
Der Stundenalarm warnt dich beim Einplanen der Mitarbeiter, falls ein Mitarbeiter seine Soll-Stunden für den Monat überschreiten würde. Wenn du z. B. in der Disposition einen Mitarbeitereinsatz auf den Status Bestätigt setzt, überprüft SMARTCHILLI, wie viele Soll-Stunden für diesen Mitarbeiter im Arbeitszeitkonto hinterlegt wurden und wie viele Stunden dieser Mitarbeiter im entsprechenden Monat bereits verplant wurde bzw. schon gearbeitet hat.
Dabei gibt es zwei Einstellungen, die bestimmen, was berücksichtigt wird:
-
Planungsstunden: Es werden alle Stunden aus bestätigten Jobs in dem Monat berücksichtigt.
-
Zeitbuchungen: Es werden alle bisherigen Zeitbuchungen in dem Monat (Arbeitszeit aus dem Arbeitszeitkonto) berücksichtigt.
Wenn beide Einstellungen aktiv sind, werden bei den bestätigten Jobs nur die berücksichtigt, wozu es keine verknüpfte Zeitbuchung gibt. Falls keine der beiden Einstellungen aktiv ist, ist der Stundenalarm deaktiviert.
Warnung bei kurzfristigen Änderungen¶
Aktivierst du diese Option, wird dem Disponenten in der Planung angezeigt, wenn sich die Anzahl der bestellten Mitarbeiter oder deren Einsatzzeit geändert hat. Du kannst ein Zeitfenster festlegen, innerhalb dessen diese Warnung angezeigt wird.
Zusatztexte für die Mitarbeiterbenachrichtigung¶
Der Chatbot versendet automatische Nachrichten zu Veranstaltungen. Diese können mit einem arbeitgeberbezogenen Nachtext editiert werden.
Das gilt für
-
Bestätigungen von Einsätzen
-
Stornierung/Absagen von Einsätzen
-
Änderungen von Einsätzen
-
Abwesenheits-Kennzeichnungen auf den Veranstaltungen (Krankheit/unentschuldigtes Fehlen)
Vor- und Nachtext bei Einsatzlisten¶
In der Disposition können Einsatzlisten von Veranstaltern und Kunden ausgedruckt werden. Um sie anzupassen, kannst du hier einen Vortext (z. B. einen Titel) und einen Nachtext (z. B. Vertragsinhalte) hinterlegen, der beim Ausdruck ergänzt wird.
Um dir den Einstieg so leicht wie möglich zu machen, haben wir im folgenden Dokument ein paar Ideen zusammengetragen, die du als Ausgangspunkt nutzen kannst, um deine eigenen Texte in SMARTCHILLI einzusetzen.
Beispieltexte für Vor- und Nachtext (PDF)
Hinweis
Bitte beachte: Unternehmen sind sensible und höchst individuelle Rechtskonstrukte. Nutze diese Ideen nicht als einfache Vorlage, sondern passe sie unbedingt an deine Bedürfnisse an. Diese Ideensammlung stellt keine Rechtsberatung dar. Wir übernehmen keine Haftung für die Inhalte, möchten dich aber ermutigen, die Möglichkeiten von SMARTCHILLI voll auszunutzen. Gerne unterstützen wir dich bei der Einführung.