Aufgaben

Mit Aufgaben kannst du Aufgaben für Mitarbeiter erstellen, Unterlagen anfordern oder Anfragen von Mitarbeitern erhalten. Es gibt fünf Arten von Aufgaben.

Du kannst die Aufgaben über das Burger-Menü oder über das Glocken-Symbol oben rechts öffnen.

In der Maske Aufgaben kannst du zwischen Meine Aufgaben und Alle Aufgaben wechseln. Dabei werden dir nur die Aufgaben angezeigt, die du selbst bearbeitest (Meine Aufgaben) oder bei denen du als Beobachter berechtigt bist, den Inhalt der Aufgabe zu sehen.

Betrifft eine Aufgabe unter Meine Aufgaben einen Abwesenheitsantrag eines anderen Mitarbeiters (z. B. weil du als Vorgesetzter genehmigen darfst), zeigt SMARTCHILLI dort denselben Mitarbeiternamen sowie dieselben Genehmigen- und Ablehnen-Buttons wie unter Alle Aufgaben. So musst du für die Genehmigung nicht extra in Alle Aufgaben wechseln.

Alle Aufgaben haben folgende Attribute, die auch zum Filtern genutzt werden können.

• Zugewiesen an
  Derjenige, dem die Aufgabe zugewiesen wird, ist für deren Erledigung verantwortlich.

• Beobachter
  Beobachter sollen über den Sachverhalt in Kenntnis bleiben, aber nicht eingreifen. Das Feld ist vergleichbar mit einem cc.-Feld bei einer Email.

• Betrifft Mitarb.
  In diesem Feld trägst du ein, um welchen Mitarbeiter es bei der Aufgabe geht. Wenn du später z. B. alle Aufgaben suchst, bei denen im Feld „Max Mustermann“ steht, findest du so schnell alle über Aufgaben angeforderten Dokumente.

• Fällig
  Bis zu diesem Datum muss die Aufgabe erledigt sein.

• Aufgabe bearbeiten (Stift)
  Hier können der Inhalt der Aufgabe, der Bearbeiter oder der Beobachter geändert werden. Nur der Ersteller der Aufgabe kann diese Änderungen vornehmen.

• Nicht erledigt
  Erledigte Aufgaben können markiert werden. Sie werden dann in der Aufgabenliste als erledigt (durchgestrichen) dargestellt.

Die Filter ermöglichen das Durchsuchen des Aufgabenarchivs nach Schlagwörtern, Bearbeitern, Beobachtern, Erledigt-Status, Aufgabenart und Fälligkeitsdatum.

Aufgabenarten

In SMARTCHILLI gibt es die folgenden Aufgabenarten:

Aufgabenart - Anfrage an den Arbeitgeber (gelb)

Anfragen an den Arbeitgeber sind Aufgaben, die du deinem Arbeitgeber stellen kannst. Das können zum Beispiel Änderungswünsche in der Disposition oder Anforderungen von Unterlagen wie Lohnabrechnungen sein. Siehe Aufgabenart - Anfrage an Arbeitgeber.

Aufgabenart - Abwesenheitsantrag (grün)

Über die Aufgaben kannst du auch Abwesenheitsanträge stellen. Siehe Aufgabenart - Abwesenheitsantrag.

Aufgabenart - Anforderung (rot)

Als Unternehmen kannst du von deinen Mitarbeitern Unterlagen anfordern, die du für die Personalakte benötigst.

Aufgabenart - Aufgabe (blau)

Du kannst deinen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen, von denen du möchtest, dass sie erledigt werden. Zum Beispiel kannst du dem ersten Mitarbeiter eines Einsatzes die Aufgabe zuweisen, die Kaffeemaschine anzuschalten, und dem letzten, den Kühlschrank aufzufüllen - und das dokumentieren zu lassen, indem z. B. ein Foto an dich gesendet wird. Hier kannst du auch zukünftige Vertragsverlängerungen hinterlegen oder auslaufende Dokumente rechtzeitig anfordern.

Aufgabenart - Formular (lila)

Online-Formulare und Umfragen sind effektive Werkzeuge, um Informationen von Mitarbeitern zu sammeln, Feedback einzuholen und sicherzustellen, dass wichtige Unterweisungen, wie zum Beispiel zum Arbeits- und Gesundheitsschutz, vollständig und korrekt durchgeführt werden. Siehe Aufgabenart - Formulare.

Eine Aufgabe erstellen

Unter Aufgabenart wählst du, ob es sich um eine Anforderung, eine Aufgabe oder eine Anfrage an einen Arbeitgeber handelt.

In der Beschreibung hinterlässt du kurz und eindeutig den Inhalt der Aufgabe. Wichtige Schlagwörter stellst du direkt an den Anfang.

Fällig ist das Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein muss.

Zuweisen an gibt an, wer die Aufgabe bearbeiten soll.

Beobachter gibt an, wer über die Aufgabe informiert bleiben soll, aber nicht eingreifen muss.

Betrifft Mitarb. gibt an, um welchen Mitarbeiter es bei dieser Aufgabe geht.

Aufgaben kommentieren

Jede Aufgabe kann von Beobachtern und Bearbeitern kommentiert werden. So wird sichergestellt, dass Rückfragen genau zu dem Sachverhalt an der richtigen Stelle gestellt werden. An erledigten Aufgaben können keine Kommentare verfasst werden. Um neue Kommentare zuzulassen, muss der Status wieder auf nicht erledigt geändert werden.

Datei anhängen

Über den Button Datei anhängen können der Aufgabe Dateien angehängt werden. So kann z. B. der Mitarbeiter aufgefordert werden, Dokumente zur Verfügung zu stellen, die er dann direkt mit seinem Smartphone aufnimmt und so bereitstellt.

Info

Auf dem Computer kannst du Dateien auch einfach per Drag & Drop auf die Aufgaben ziehen.

Sortierung und fällige Aufgaben

Damit du die letzten Änderungen und die fälligen Aufgaben siehst, stehen die kürzlich geänderten Aufgaben immer oben in der Liste. Wenn es fällige oder überfällige Aufgaben gibt, erscheint oben rechts eine Meldung. Durch einen Klick auf Anzeigen wird direkt der Schnellfilter Heute fällig geladen.