Meine Mitarbeiter

Im Bereich Meine Mitarbeiter verwaltest du deine Mitarbeiter - für Disponenten.

Standardmäßig sind die ehemaligen Mitarbeiter ausgeblendet, können aber jederzeit über Beendete anzeigen reaktiviert werden.

Du findest den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters und die für dich freigegebene E-Mail-Adresse, ebenso wie die Personalnummer. Direkt bei der Einladung oder in der Mitarbeiterakte kann ein Startdatum eingetragen werden. Dieses kann z. B. dafür verwendet werden, dass diesen Mitarbeitern keine Einsätze angeboten werden, die vor diesem Datum liegen.

In der Spalte Letzte Aktivität siehst du, wann der Mitarbeiter zuletzt in SMARTCHILLI aktiv war. In der Spalte Status siehst du auf einen Blick, in welchem Registrierungszustand sich ein Mitarbeiter befindet, z. B. Registriert, Eingeladen, Angelegt, Keine Einladung, E-Mail fehlt oder Gelöscht.

Sollte ein Mitarbeiter sein Profil löschen, wird das auch in dieser Liste angezeigt: Die entsprechende Zeile wird farblich hinterlegt und hinter dem Mitarbeiternamen erscheint der Zusatz (gelöscht).

1. Über das Drucker-Symbol kannst du für einen, mehrere ausgewählte oder alle Mitarbeiter den Ausweiscode als QR-Code zur Verfügung stellen. Sollte ein Mitarbeiter seine Zugangsdaten beim Kunden nicht zur Hand haben, kannst du sie ihm so schnell bereitstellen.

2. Über das +-Symbol öffnest du den Dialog zum Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters. Dort wählst du zwischen Mitarbeiter einladen, Mitarbeiter anlegen und Registrierungscode, siehe Mitarbeiter anlegen weiter unten. Denselben Dialog erreichst du auch über das Menü der drei Punkte und den Eintrag Neuer Mitarbeiter.

Durch Doppelklick auf die Zeile eines Mitarbeiters oder über das Kontextmenü der drei Punkte kommst du in die Mitarbeiterakte.

Filtern nach Status

Über den Filter Status grenzt du die Liste auf Mitarbeiter mit einem bestimmten Registrierungszustand ein, z. B. um gezielt Mitarbeiter zu finden, bei denen die E-Mail-Adresse fehlt oder die noch keine Einladung erhalten haben. Ist keine Auswahl getroffen, werden alle Status angezeigt. Den Filter blendest du wie die anderen Filterfelder über das Checklisten-Symbol im Filterbereich ein oder aus.

Mitarbeiter anlegen

Neben der klassischen Einladung per E-Mail kannst du einen Mitarbeiter auch direkt anlegen, ohne dass dafür eine E-Mail-Adresse vorliegen muss. Das ist z. B. hilfreich, wenn ein neuer Mitarbeiter erst am ersten Arbeitstag eine private E-Mail-Adresse mitbringt oder zunächst nur mit dem Mitarbeiterausweis arbeiten soll.

Öffne dazu den Einladungsdialog über das +-Symbol und wähle Mitarbeiter anlegen. Es wird sofort ein Mitarbeiterdatensatz angelegt; über die Einladung oder den Mitarbeiterausweis kann der Mitarbeiter später mit einem registrierten Konto verknüpft werden.

Das Formular fragt in dieser Reihenfolge ab:

• Vorname und Nachname (Pflichtfelder)

• Startdatum

• Email – hier optional. Ohne Email wird der Mitarbeiter angelegt, aber nicht eingeladen.

• Checkbox Mitarbeiter jetzt per Email einladen – nur sichtbar, wenn eine Email eingetragen ist, standardmäßig aktiviert. Ist sie aktiv, wird zusätzlich zum Anlegen direkt eine Einladung verschickt.

Der Button am unteren Rand zeigt dir dabei an, was tatsächlich passiert: Anlegen, wenn keine Einladung verschickt wird, oder Anlegen & Einladen, wenn zusätzlich eine Einladungsmail versendet wird.

Mitarbeiterakte

Die Mitarbeiterakte ist in folgende Reiter aufgeteilt.

Mitarbeiter

Hier findest du die Daten zum Mitarbeiter. Diesen linken Bereich pflegt der Mitarbeiter, sodass du hier immer aktuelle Daten hast.

Es kann ein Startdatum für einen Mitarbeiter definiert werden. Der Mitarbeiter erhält somit erst Anfragen für Einsätze, die nach diesem Datum liegen.

Wenn ein Arbeitsverhältnis beendet wird, muss ein Enddatum gesetzt werden. Klicke dazu auf Ändern.

und trage ein Enddatum ein:

SMARTCHILLI fragt, was mit den Dispositions-Anfragen und -Zusagen nach dem Enddatum passieren soll.

Der (ehemalige) Mitarbeiter kann mit Ablauf dieses Datums die SMARTCHILLI-Funktionen nicht mehr nutzen.

Akte/Notizen

Auf diesem Reiter können Aktennotizen, also Texte, eingesehen und hinterlegt werden. Hier werden auch die Aktennotizen angezeigt, die für einen Mitarbeiter direkt bei einem Einsatz hinterlegt wurden.

Arbeitszeitkonto

Jeder Mitarbeiter in SMARTCHILLI verfügt über ein individuelles Arbeitszeitkonto , in dem Soll- und Ist-Stunden, Urlaubsansprüche sowie Feiertagsregelungen verwaltet werden. Das Arbeitszeitkonto sorgt für Transparenz und eine saubere Grundlage für Abrechnung und Personalplanung.

Im Reiter Arbeitszeitkonten findest du die wichtigsten Stammdaten und Einstellungen zum jeweiligen Mitarbeiter:

• Personalnummer – eindeutige Zuordnung des Mitarbeiters.

• Feiertagskalender – definiert die gesetzlichen Feiertage, die für den Mitarbeiter gelten (z. B. „Feiertage Nordrhein-Westfalen“).

• Abrechnungsschema – legt fest, ob die Arbeitszeit nach Ist-Zeit oder nach anderen Unternehmensregeln abgerechnet wird. Für die gesamte Organisation wird ein Abrechnungsschema (Ist-Zeit, Soll-Zeit, Soll-Zeit mit keinem negativen Saldo) festgelegt. Pro Mitarbeiter ist es hier möglich, ein abweichendes Abrechnungsschema einzustellen.

• Urlaubstage pro Jahr – definierte Anzahl an Urlaubstagen, die individuell angepasst werden kann.

Urlaubstage

• Urlaubstage pro Jahr: Die Anzahl der dem Mitarbeiter pro Jahr zustehenden Urlaubstage. Hier sind es 30 Tage. Auch hier befindet sich ein Stiftsymbol zur Bearbeitung.

Im Bereich Urlaubstage pro Jahr werden die vertraglich vereinbarten Urlaubstage eines Mitarbeiters hinterlegt und verwaltet. SMARTCHILLI berücksichtigt dabei automatisch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle (5-Tage- oder 6-Tage-Woche) und ermöglicht eine transparente Übersicht über alle Urlaubsansprüche, Anträge und Resttage.

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Arbeitszeit

Informationen zu den Regeln des Arbeitszeitkontos des Mitarbeiters. Hier siehst du die aktuellen Sollstunden, die mit dem Mitarbeiter vereinbart wurden.

Neue Arbeitszeitregel

Mit Betätigen des +-Buttons kannst du neue Regeln für die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters festlegen. Hier sind die einzelnen Felder und Optionen des Formulars im Detail beschrieben:

Entscheidung Monatsstunden definieren oder Wochenstunden berechnen

Wähle Monatsstunden definieren, wenn du mit deinem Mitarbeiter eine feste Stundenzahl pro Monat vereinbart hast.

Wähle Wochenstunden berechnen, wenn du mit deinem Mitarbeiter eine Stundenzahl pro Wochentag vereinbart hast. SMARTCHILLI berechnet die Wochen- und Monatsstunden dann automatisch.

Formular mit automatischer Berechnung Wochenstunden

• Wochenstunden berechnen: Das Kontrollkästchen ist aktiviert, wodurch zusätzliche Felder und Optionen freigeschaltet werden.

• Start: Ein Datumsfeld, in das du das Startdatum für die neue Arbeitszeitregel einträgst. Das Feld ist ein Pflichtfeld.

• Feiertagskalender: Ein Textfeld, in dem du den Feiertagskalender auswählst, der für die Berechnung der Soll-Zeiten verwendet wird. Das Feld ist ein Pflichtfeld.

• Arbeitsplan:

  • Mo. bis So.: Für jeden Wochentag gibt es ein Feld, in das du die Anzahl der Arbeitsstunden einträgst. Standardmäßig sind 8 Stunden für Montag bis Freitag und 0 Stunden für Samstag und Sonntag eingetragen. Die Felder sind Pflichtfelder.

• Schaltflächen:

  • Ok: Klicke auf diese Schaltfläche, um die neue Arbeitszeitregel zu erstellen. Sie ist nur aktiv, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

  • Abbrechen: Klicke auf diese Schaltfläche, um den Vorgang abzubrechen und das Formular zu schließen, ohne eine Regel zu erstellen.

Tags

Tags ersetzen lange Listen.

Tags sind Eigenschaften, die dem Mitarbeiter zugeordnet werden und nach denen du in der Disposition filtern kannst. Du kannst hier z. B. formale Qualifikationen hinterlegen, aber auch Sprachkenntnisse, Vorlieben oder Kunden, bei denen der Mitarbeiter eingesetzt wird. Dabei kannst du neue Tags eingeben oder aus einer Liste bereits vorhandene Tags auswählen.

Tags werden nicht auf Logik geprüft, und es können beliebig viele gespeichert werden. Die Übersicht zu behalten ist nicht notwendig: In der Disposition filtert SMARTCHILLI in Echtzeit die passenden Mitarbeiter für dich heraus.

Unter Verwaltung / Tags können auch Pflicht-Tag-Gruppen definiert werden. Auf diesem Reiter werden diese Tags so lange angezeigt, bis ein Tag aus der Pflicht-Tag-Gruppe ausgewählt wurde.

Dispo-Einsätze

Im Menü Dispo-Einsätze kannst du für den Mitarbeiter nachverfolgen, welche Einsätze er zugesagt und abgesagt hat. Ebenso siehst du die von dir bestätigten Einsätze. Für Kontrollen seitens der Behörden und für die Erfüllung des § 615 BGB ist diese Liste sehr hilfreich. Sie kann nach Excel exportiert werden.

Den genauen Zeitpunkt der Zu-/Absage des Mitarbeiters findest du in der Disposition unter dem Veranstaltungsprotokoll.

Aufgaben

Auf dem Reiter Aufgaben siehst du die Aufgaben, die einem Mitarbeiter zugewiesen wurden. Durch Klick auf eine Aufgabe öffnet sich diese direkt im Bearbeitungsmodus. Du kannst hier auch direkt neue Aufgaben anlegen.